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关于设立“校友办”常设机构的通知

作者:时间:2019-10-30

各校区、各部门:

为巩固建校60周年纪念活动成果,进一步凝聚新老校友,传承外附优秀传统文化,提升我校教育内涵和学校品质,经研究决定,设立“校友办”并作为学校常设机构。

一、机构设置及人员配备

1.校友办内含档案室、《校友》杂志编辑部、校友平台管理部。

2.设立专职人员1人,兼职人员3人。采取1人多岗、身兼数职的办法处理日常事务,保证日常工作的正常运行。

三、主要工作职能

(一)联络校友

1.负责校友会秘书处工作。在校友代表大会闭会期间,承担校友会日常事务,在校友会会长、执行会长的直接领导下开展工作。

2.建立各年级校友网络,日常负责联络校友的具体事务,及时受理校友来信来函、接受校友捐赠、拜访老校友等。维护与更新校友平台网站、校友公众微信号,管理校友微信群及校友会微信群,及时处置微信群中出现的不良舆情。

3.建立校友回校日、校友讲坛系列活动。每年10月中旬的周六,为校友回校活动日,主持策划并举办校友回校日系列活动。每学期不定期举办“校友讲坛”2—3次,邀请各行各业有影响力的校友回校举办专题讲座、与在校学生代表见面、举办特色活动等。

4.建立完善校友信息数据库,保持信息的准确性,并及时更新,以便维护良好的校友关系,发挥好校友的资源优势,实现共赢。

(二)整理校史

继续整理、修订、完善校史资料包括文本和电子史料,对现有校史材料的明显差错要及时进行修订,进一步完善校史材料原件并分类归档,执行珍贵史料的保存规范、建立完善的操作机制。同步搜集整理当年学校重要资料,编写年鉴和学校大事记,上传至学校网站,纸质版收归学校档案保存,同时上报北京外国语大学档案馆、校史室,同步完成当年我校校史的记载并归档。

(三)管理档案

对档案室进行规范化、制度化管理,对现有档案重新分类整理,撰写档案员岗位职责、档案保管制度、立卷归档制度、档案室管理制度等,建章立制,为领导决策及各项工作提供优质服务。向区教委申报规范化、标准化档案室验收,同步参加当地教育行政部门的档案室规范化管理一系列活动,主动融入当地教委的档案室管理体系。

(四)创编杂志

组建《校友》编委会,编委会由《情怀甲子 语通天下》编委会成员承担,责任编辑由校友办同志担任。《校友》主要设置学校要闻、校友动态、校友文章、学校荣誉等栏目,暂为每年二期,以后逐年增加,分别寄送给全体校友。

(五)组织会议

定期组织校友会理事会成员召开会议,讨论校友会工作计划,根据计划制定工作方案,按照工作方案组织校友会会员活动,为校友会发挥凝心聚力、团结校友的作用提供服务保障。

(六)完善校史馆建设

进一步建立校史馆建设与管理的长效机制,做好史料及实物档案的征集和管理,逐步推进图文史料的数字化建设与展示,完善校史馆的解说工作,利用馆藏档案创编研究,不定期举办专题展览,邀请校友回校观展,充分发挥校史馆的收藏、研究、陈列、展览的人文教育功能。

 

北京外国语大学附属外国语学校

2019年10月30日


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