关于设立“校友办”常设机构的通知
各校区、各部门：
为巩固建校60周年纪念活动成果，进一步凝聚新老校友，传承外附优秀传统文化，提升我校教育内涵和学校品质，经研究决定，设立“校友办”并作为学校常设机构。
一、机构设置及人员配备
1.校友办内含档案室、《校友》杂志编辑部、校友平台管理部。
2.设立专职人员1人，兼职人员3人。采取1人多岗、身兼数职的办法处理日常事务，保证日常工作的正常运行。
二、主要工作职能
（一）联络校友
1.负责校友会秘书处工作。在校友代表大会闭会期间，承担校友会日常事务，在校友会会长、执行会长的直接领导下开展工作。
2.建立各年级校友网络，日常负责联络校友的具体事务，及时受理校友来信来函、接受校友捐赠、拜访老校友等。维护与更新校友平台网站、校友公众微信号，管理校友微信群及校友会微信群，及时处置微信群中出现的不良舆情。
3.建立校友回校日、校友讲坛系列活动。每年10月中旬的周六，为校友回校活动日，主持策划并举办校友回校日系列活动。每学期不定期举办“校友讲坛”2—3次，邀请各行各业有影响力的校友回校举办专题讲座、与在校学生代表见面、举办特色活动等。
4.建立完善校友信息数据库，保持信息的准确性，并及时更新，以便维护良好的校友关系，发挥好校友的资源优势，实现共赢。
（二）整理校史
继续整理、修订、完善校史资料包括文本和电子史料，对现有校史材料的明显差错要及时进行修订，进一步完善校史材料原件并分类归档，执行珍贵史料的保存规范、建立完善的操作机制。同步搜集整理当年学校重要资料，编写年鉴和学校大事记，上传至学校网站，纸质版收归学校档案保存，同时上报北京外国语大学档案馆、校史室，同步完成当年我校校史的记载并归档。
（三）管理档案
对档案室进行规范化、制度化管理，对现有档案重新分类整理，撰写档案员岗位职责、档案保管制度、立卷归档制度、档案室管理制度等，建章立制，为领导决策及各项工作提供优质服务。向区教委申报规范化、标准化档案室验收，同步参加当地教育行政部门的档案室规范化管理一系列活动，主动融入当地教委的档案室管理体系。
（四）创编杂志
组建《校友》编委会，编委会由《情怀甲子 语通天下》编委会成员承担，责任编辑由校友办同志担任。《校友》主要设置学校要闻、校友动态、校友文章、学校荣誉等栏目，暂为每年二期，以后逐年增加，分别寄送给全体校友。
（五）组织会议
定期组织校友会理事会成员召开会议，讨论校友会工作计划，根据计划制定工作方案，按照工作方案组织校友会会员活动，为校友会发挥凝心聚力、团结校友的作用提供服务保障。
（六）完善校史馆建设
进一步建立校史馆建设与管理的长效机制，做好史料及实物档案的征集和管理，逐步推进图文史料的数字化建设与展示，完善校史馆的解说工作，利用馆藏档案创编研究，不定期举办专题展览，邀请校友回校观展，充分发挥校史馆的收藏、研究、陈列、展览的人文教育功能。
校友办地址：北京外国语大学附属外国语学校主教楼207室（北京市海淀区西二旗大街19号）
联系电话：010-82747050，82747691
校友办邮箱：bwfxxsb@163.com
联系人：何老师
北京外国语大学附属外国语学校
2019年10月30日
